Om Capsulate

Hvorfor Capsulate finnes

Et leverandørvalg i et prosjektselskap går gjennom mange hender. En ingeniør beskriver behovet, innkjøp gjennomfører konkurransen, juridisk sjekker vilkårene og ledelsen godkjenner. Hver person eier sin del. Ingen eier flyten mellom dem, så den lever i e-post, regneark og hukommelsen til én erfaren person.

Daglig leder, økonomisjef og innkjøpssjef vil ha et klart bilde av hvordan selskapet kjøper. I de fleste mellomstore prosjektselskaper har det ønsket ingen plass å lande. Capsulate gir flyten ett sted.

Les om vår tilnærming →

Hva Capsulate gjør

• Behovsmottak: behov kommer inn strukturert og på ett sted, og starter med omfang og budsjett. AI veileder den som melder behovet.
• Konkurranser: RFI, RFQ, RFP og anbud, fra invitasjon til tildeling, inne i Capsulate. Teknisk og kommersiell evaluering kan gjøres hver for seg, i samme anskaffelse.
• Leverandører: egen innlogging og egne spørsmål og svar, med et felles område for avklaringer som gjelder alle. Eller de svarer slik de gjør i dag.
• Samhandling: alle ser sine egne oppgaver, hva som skjer og hvor flyten står fast.
• Beslutningslogg for leverandørvalget: kriterier, evalueringer, spørsmål og svar, chat, godkjenninger og godkjent fil, låst ved tildeling sammen med prosessversjonen som gjaldt.
• Kontrakter: hver endelige fil lagres med diskusjonen bak, med varsel før viktige datoer.
• Prosjekter: alle anskaffelser i et prosjekt i én oversikt. Planlegg anskaffelser på forhånd med budsjett og planlagt dato, se når en dato er passert, og følg status for hver forespørsel og kontrakt. AI lager et utkast til hver forespørsel ut fra prosjektbeskrivelsen.
• Egne filer: riktig fil i hvert steg, i Excel, Word eller et annet format, lastet opp igjen i prosessen.

Når prosessen endres, er avsluttede beslutninger fortsatt knyttet til versjonen som gjaldt da.

Se hva Capsulate gjør →

Hvem det passer for

Capsulate passer godt når:

• ett prosjekt har mange anskaffelsespakker
• en anskaffelse trenger innspill fra flere fag, som prosjektering, HMS, juridisk og ledelse
• leverandørvalg må dokumenteres og holde ved revisjon, eller overfor en lisenspartner eller en kunde
• arbeidet i dag går i e-post, Excel og delte mapper, og avhenger av noen få nøkkelpersoner

Vi konsentrerer oss om Norge. Det er her vi kan gi hver kunde den oppfølgingen et nytt system trenger. Mange av selskapene vi bygger for er internasjonale, med hovedkontor eller datterselskap her. Vil dere ta Capsulate med til andre land, gjør vi det sammen med dere, i et tempo vi blir enige om. Det er et spørsmål om ressurser, ikke teknologi.

Hvor vi står i dag

Våre første kunder gjennomfører ekte anskaffelser i Capsulate i dag. Hver kunde måles mot et utgangspunkt vi blir enige om før oppstart, så resultatene er deres egne og kan etterprøves. Vi deler tall når kundene våre har skapt dem.

Kom i gang

Capsulate er lett å forstå. En ny bruker ser sine egne oppgaver og flyten, og kan begynne å jobbe. Ukene med oppstart går med til noe annet: å sette opp deres egne prosesser, roller og maler. Det arbeidet gir dere deres egen måte å kjøpe på, bygget inn i systemet.

Oppstarten har fire steg: oppstartsmøte, datalevering, testing og produksjonssetting. Det tar vanligvis fem til sju uker fra signert kontrakt til dere er i gang. Tempoet avhenger mest av hvor raskt data og beslutninger er klare hos dere. Dere trenger ikke rydde dataene først. Send oss kontraktene som PDF, Word eller Excel, så sorterer vi og legger dem inn.

Pris

Vi tar ikke betalt per bruker. Prisen settes for hver kunde, ut fra bransje, selskapets størrelse og tjenestene dere trenger. Slik kan alle som bør være med, være med. AI er inkludert i lisensen i dag.

Slik passer det med andre systemer

Capsulate dekker leverandørvalget, frem til signert kontrakt. ERP-systemet har fortsatt ansvaret for bestillinger, fakturaer og betalinger. Systemene for prosjektering, materialer og prosjekt fortsetter som før. Capsulate jobber ved siden av dem, og vi leverer et API som tilpasses deres systemer.

Capsulate er ikke deres hovedregister. Det gjør det enkelt å starte, og enkelt å avslutte. Slutter dere å bruke Capsulate, leverer vi tilbake dataene deres, med en Excel-fil over alle forespørsler og avtaler og dokumentene som hører til, og sletter dem deretter fra våre systemer.

Sikkerhet og data

Capsulate kjører på Microsoft Azure. Kundeinnhold og sikkerhetskopier lagres i EU. Dataene deres brukes ikke til å trene AI, og opplastede dokumenter, tilbud fra leverandører, spørsmål og svar og chat sendes aldri til AI-tjenesten.

Vi deler en oversikt over sikkerhet og arkitektur med selskaper som vurderer oss. Den sier tydelig hva som er på plass i dag og hva som ikke er det.

Folkene bak Capsulate

Capsulate er laget av folk fra anskaffelser, sammen med teknologer.

Spørsmål vi ofte får

Hva er Capsulate?

Source-to-Contract-programvare (S2C) som tar en anskaffelse fra første behov til signert kontrakt, med hvert steg samlet på ett sted. Den dekker behovsmottak, konkurranser, kontrakter og prosjekter.

Er Capsulate laget for EPC og olje og gass?

Ja. Ett prosjekt kan ha mange pakker, og hver av dem trenger innspill fra flere fag og en beslutning som holder lenge etter at prosjektet er ferdig.

Er Capsulate bare for olje og gass?

Nei. Det er vårt første marked, men Capsulate passer for alle virksomheter der flere personer og fagområder er med på å velge leverandør.

Kan vi bruke Capsulate utenfor Norge?

Ja. Norge er vårt fokus, men vi ruller det ut i flere land sammen med dere, i et tempo vi blir enige om.

Hvem har laget Capsulate?

Folk fra anskaffelser, sammen med teknologer. Victor Havik, som grunnla Capsulate, har jobbet med anskaffelser og S2C-innføringer i mange år.

Hva er en beslutningslogg for leverandørvalget?

Hele historien om hvorfor en leverandør ble valgt: kriteriene, evalueringene, spørsmålene og svarene, chatten, godkjenningene og den godkjente filen. I Capsulate bygges den mens arbeidet pågår, og låses ved tildeling sammen med prosessversjonen som gjaldt.

Kan vi se i ettertid hvorfor en leverandør ble valgt?

Ja. Dere kan gå tilbake til situasjonen slik den var ved tildeling, og se hva som førte til valget. Hvem som endret hva, og når, blir logget.

Kan en revisor eller lisenspartner bare se ett prosjekt?

Ja. Tilgangen kan begrenses til prosjektet eller anskaffelsen de trenger å se.

Kan vi se hvorfor en standardkontrakt ble endret?

Ja. Spørsmålene, kommentarene og avklaringene med leverandøren som førte til endringen, lagres sammen med kontrakten.

Kan ingeniørene evaluere det tekniske tilbudet uten å se prisen?

Ja, når dere vil ha det slik. Fageksperter kan få bare den tekniske delen av tilbudene.

Må leverandørene logge inn?

Nei. Leverandører kan få egen innlogging, med egne spørsmål og svar. De som vil, kan svare slik de gjør i dag, og innkjøp legger det inn i riktig steg.

Vi bruker allerede SharePoint og Teams. Hvorfor Capsulate?

SharePoint og Teams er gode til filer og samtaler. Capsulate legger til selve anskaffelsesprosessen: steg og ansvarlige fra omfang og budsjett til tildeling, teknisk og kommersiell evaluering hver for seg i samme anskaffelse, innlogging for leverandører og en beslutningslogg som låses ved tildeling. Dere fortsetter å jobbe i filene dere kjenner.

Må vi slutte å bruke Excel og Word?

Nei. Capsulate gir dere riktig fil i hvert steg. Dere jobber i den som vanlig og laster den opp igjen i prosessen. Filen konverteres ikke, så formler, makroer og maler virker som før, og den godkjente versjonen låses sammen med beslutningen. Alle filformater fungerer, også om dere jobber i Googles verktøy.

Er Capsulate vanskelig å lære?

Nei. Brukerne ser sine egne oppgaver og flyten fra første dag. Ukene med oppstart går med til å sette opp deres egne prosesser og maler.

Hvor lang tid tar det å komme i gang?

Vanligvis fem til sju uker fra signert kontrakt til drift.

Kan Capsulate brukes til anbud?

Ja. Capsulate gjennomfører RFI, RFQ, RFP og anbud fra invitasjon til tildeling. Offentlige anbud støttes ikke ennå, og Capsulate er ikke koblet til Doffin eller TED.

Må vi rydde dataene før vi starter?

Nei. Send kontraktene som PDF, Word eller Excel, så sorterer vi og legger dem inn.

Erstatter Capsulate ERP-systemet vårt?

Nei. ERP-systemet har fortsatt ansvaret for bestillinger, fakturaer og betalinger, og systemene for prosjektering og materialer beholder sin rolle. Capsulate dekker stegene frem til signert kontrakt.

Har Capsulate et API?

Ja. Vi tilpasser det til deres systemer.

Kan innkjøpsrådgivere bruke Capsulate?

Ja. Et rådgivningsselskap kan gjennomføre oppdrag for kunder i Capsulate. Kunden beholder sin dokumentasjon og beslutningshistorikk.

Hva skiller Capsulate fra de store anskaffelsessuitene?

De store suitene dekker alt fra konkurranse til betaling, og tar ofte lang tid å innføre. Capsulate konsentrerer seg om flyten fra behov til kontrakt i prosjektdrevne selskaper, og knytter hver beslutning til prosessen som gjaldt.

Hvordan bruker Capsulate AI?

AI hjelper ved behovsmottak. Den veileder den som melder behovet, lager et utkast til forespørsel ut fra prosjektbeskrivelsen og klassifiserer anskaffelsen. Mennesker tar beslutningene og godkjenner endringer i prosessen, og det AI foreslår holdes atskilt fra det mennesker vurderer. Over tid vil AI ta over mer av forberedelsene.

Er AI inkludert i prisen?

Ja. AI er inkludert i lisensen i dag.

Brukes dataene våre til å trene AI?

Nei. Opplastede dokumenter, tilbud fra leverandører, spørsmål og svar og chat sendes aldri til AI-tjenesten.

Hvor lagres dataene våre?

I EU, på Microsoft Azure. Kundeinnhold og sikkerhetskopier blir i EU.

Kan vi se sikkerhetsdokumentasjonen deres?

Ja. Vi deler en oversikt over sikkerhet og arkitektur med selskaper som vurderer oss. Den sier tydelig hva som er på plass i dag og hva som ikke er det.

Hva om vi vil slutte å bruke Capsulate?

Vi leverer tilbake dataene: en Excel-fil med én rad per forespørsel eller avtale, og alle dokumentene. Deretter sletter vi dem fra våre systemer, etter en dokumentert fremgangsmåte.

Hvordan prises Capsulate?

Per kunde, ut fra bransje, størrelse og tjenester. Det er ingen pris per bruker, og AI er inkludert i lisensen i dag.